Dans la qualification d'échantillons biologiques à fort enjeu sanitaire, une erreur de traçabilité peut avoir des conséquences dramatiques. C'est dans ce contexte d'exigence qu’un acteur du secteur de la santé a confié à CyRISBio l'automatisation de sa biobanquela gestion de ses échantillons.
Près de dix ans plus tard, le système traite plusieurs millions de tubes sur un réseau multisites, sans aucune défaillance documentée. Cette étude de cas illustre comment une architecture co-construite avec des partenaires spécialisés a permis de répondre à des exigences réglementaires strictes tout en réalisant des économies substantielles.
Le défi : une traçabilité sans faille, des conditions de stockage optimales, tout en limitant les coûts
Le client gère une biobanque industrielle répartie sur plusieurs sites et dédiée à la conservation d'échantillons biologiques dans un environnement réglementé. Chaque prélèvement doit être analysé, tracé et qualifié dans des délais très courts. Une fois les unités validées, les échantillons sont conservés pendant plusieurs années. Au total, le parc à gérer se chiffre en millions de tubes.
Avant le projet, certaines étapes reposaient sur des processus semi-manuels. Ces processus étaient fonctionnels, mais présentaient plusieurs limites : traçabilité fragmentée, débit limité et risque d'erreur. Le client exigeait donc une solution capable de garantir un suivi complet, dans un cadre soumis à des exigences de validation et de conformité, tout en réduisant significativement les coûts opérationnels.
Notre approche : une architecture sur mesure, co-construite avec nos partenaires
CyRISBio a fait la différence sur trois points.
1/ La qualité de la proposition technique : une architecture conçue pour répondre aux contraintes du terrain, fondée sur une compréhension approfondie du workflow et des exigences de traçabilité, et qui permet de réduire significativement les coûts d'exploitation.
2/ Une conception modulaire : cette logique d'automatisation à façon a permis de combiner les meilleurs composants du marché et d'adapter chaque élément aux besoins spécifiques du client.
3/ Une rapidité d'exécution exceptionnelle : l'outil de traçabilité et de gestion des échantillons a été développé en six mois. Le premier site a été installé un mois seulement après l'attribution du marché.
L'architecture finale a reposé sur trois briques complémentaires, orchestrées par un logiciel développé par CyRISBio :
- des consommables et un système de stockage fournis par notre partenaire LVL-technologies
- un système de fermeture des tubes permettant de réaliser 30 à 40 % d'économies
- un module dédié à la lecture et à l'identification des tubes piloté par un logiciel dédié
Le workflow, concrètement : du prélèvement au stockage
Pour vraiment comprendre la valeur de l'architecture, il faut regarder le workflow dans son ensemble. À partir du prélèvement initial, plusieurs tubes sont préparés par des systèmes pré- et post-analytiques. L'un d'entre eux est destiné à la biobanque, où il est aliquoté en microtubes de conservation.
Les microtubes LVL, munis d'un code 2D lisible par le bas, sont rangés dans des racks de 96 microtubes. Le lecteur lit le rack, puis fait la correspondance entre l'identifiant du rack, un code-barre 1D spécifique et les codes 2D des microtubes, ce qui permet d'assurer la traçabilité à grande échelle. Une fois l'aliquotage réalisé, le rack est ensuite scellé dans son intégralité avant d'être stocké dans les chambres froides.
L'objectif d'une biobanque, au-delà de la conservation, est de plus en plus de valoriser sa collection. Il est indispensable de pouvoir gérer des workflows d'entrée/sortie, tout en garantissant la traçabilité des échantillons. C'est la brique logicielle en lien avec les lecteurs/scanners code-barres qui permet d'assurer cette fonction tout en minimisant les risques d'erreur et les coûts opérationnels. Le logiciel reconstruit à tout moment la chaîne complète : prélèvement → tube → rack → emplacement, ainsi que sa réciproque. Ce système a remplacé une procédure initiale sous Excel et n'a jamais été pris en défaut depuis sa mise en place.
Résultats : rentabilité opérationnelles et budgétaires, et longévité
Les bénéfices tiennent à un principe simple : chaque choix d'architecture sert à la fois la performance opérationnelle et la maîtrise budgétaire. Le retour sur investissement, documenté par le client, s'est révélé substantiel. Il repose sur trois leviers.
En automatisant intégralement les étapes critiques et en gardant des solutions plus légères ailleurs, le client a obtenu un coût d'acquisition inférieur aux solutions intégrées du marché, sans concession sur la cadence ni la traçabilité.
Le workflow piloté de bout en bout a remplacé les étapes semi-manuelles : moins de temps technicien par tube traité, moins de charge répétitive, un effet de cumul significatif sur un parc multisites de plusieurs millions de tubes.
La traçabilité est garantie en continu par le logiciel. Le risque réglementaire est structurellement contenu, et la collection reste pleinement exploitable au fil du temps.
Pour CyRISBio, la meilleure preuve de la qualité d'une solution reste toutefois sa longévité.
« Près de dix ans plus tard, le système est toujours en place »
Ce projet illustre également ce qui distingue les meilleurs partenariats : une écoute active du besoin client, qui intègre dès le départ contraintes opérationnelles et budgétaires pour générer des économies significatives sans compromis sur la performance. Cette logique résume la philosophie de CyRISBio : l'innovation, l'excellence et la réactivité au service de nos clients.
Votre biobanque mérite une solution sur mesure
Vous gérez aujourd'hui d'importants volumes d'échantillons selon des processus semi-manuels, et vous constatez que la traçabilité devient difficile à assurer, ou que les exigences réglementaires pèsent de plus en plus sur vos équipes ?
N'attendez pas d'avoir toutes les réponses.
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